Archiwizacja dokumentów – rodzaje akt

Filed in Biznes by on 26 maja 2014 0 Comments

Prowadząc własną działalność gospodarczą należy pamiętać o wielu czynnościach. Jedną z nich jest archiwizacja dokumentów. Nie ma jednej jasnej reguły, co do terminu ich przechowywania, która odpowiadać będzie wszystkim aktom.
Wszystko zależy od tego, jakie informacje zawierają, dlatego okres archiwizacji może wynosić od 5 do 50 lat. Z tego też powodu proces przechowywania akt może być podzielony na trzy grupy – dokumenty podatkowe, ZUS oraz pracownicze.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości, dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez okres 5 lat, przy czym za dzień rozpoczęcia przyjmuje się koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.  Archiwizacja dokumentów podatkowych obejmuje obowiązek przechowywania kopii oraz oryginałów faktur VAT, materiałów związanych z poborem oraz inkasem podatkowym, księgi podatkowe oraz wszystkie dokumenty związane z ich prowadzeniem oraz kopie rachunków do czasu, w którym zostaną one przedawnione.

W przypadku nienależytego archiwizowania dokumentów albo ich całkowitego braku, grozi odpowiedzialność karna, o której mowa w kodeksie karnym skarbowym. Najczęściej są to bardzo wysokie grzywny.
Kolejną grupą akt, które muszą być przechowywane, to dokumenty ZUS – zgłoszeniowe, rozliczeniowe oraz płatnicze. Mianem pierwszej grupy dokumentów określa się wszystkie materiały rejestracyjne, które dostarczono do ZUS. W tym przypadku nie ma jednej zasady, co do terminu przechowywania tych dokumentów, jednak przyjmuje się, że przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien archiwizować dokumenty potwierdzające jego uprawnienia do rozliczania składek. W następnej kolejności są to dokumenty rozliczeniowe, a zatem wszelkie deklaracje rozliczeniowe oraz imienne raporty miesięczne i dokumenty korygujące nadesłane do ZUS, które należy przechowywać przez okres 10 lat od dnia przesłania ich do ZUS-u. Dokumenty płatnicze stanowią potwierdzenie opłacania składek oraz terminu, w jakim opłata miała miejsce. Wszystkie te akta muszą być przechowywane do czasu, w którym nastąpi przedawnienie wszelkich zobowiązań podatkowych albo do czasu, kiedy ZUS potwierdzi nabycie uprawnień do emerytury.

Archiwizacja dokumentów dotyczy również akt pracowniczych, w tym okresy ich zatrudnienia oraz wypłacane wynagrodzenie za pracę. Wszystkie te materiały muszą być przechowywane przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika. To właśnie na podstawie tych dokumentów Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje ustalenia podstawy wymiaru emerytury czy też renty. W sytuacji, gdy dana firma uległa likwidacji, wówczas jej obowiązki przejmowane są przez specjalnie wyznaczone w tym celu archiwa.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *